InsightHub VoiceFür HausverwaltungenDer KI-Telefon-Assistent, der Mieteranrufe entgegennimmt — rund um die Uhr.
Wenn niemand abhebt oder das Büro geschlossen ist, geht der Assistent ans Telefon: Er beantwortet Fragen von Mietern, Eigentümern und Interessenten aus Ihren eigenen Unterlagen, legt Schadensmeldungen als Ticket an — und übergibt Dringendes sofort an Ihr Team. Auf Wunsch derselbe Assistent auch auf Ihrer Website.
Demo-Leitung: Sie sprechen mit dem KI-Assistenten von InsightHub — genau so klingt er später für Ihre Kunden. Max. 3 Minuten, normale Festnetzgebühren.
Vier Gründe, warum Ihr Team den halben Tag am Telefon hängt.
Nicht die Verwaltung ist das Problem — sondern die vielen kleinen Fragen, die jeden Tag den Weg zu Ihnen suchen.
Immer dieselben Fragen — per Telefon, E-Mail und Brief
„Wann kommt die Nebenkostenabrechnung?“, „Wer ist für die Heizung zuständig?“, „Wo bekomme ich einen Ersatzschlüssel?“ — Ihr Team beantwortet sie manuell, hundertfach im Monat.
Schadensmeldungen kommen ausserhalb der Bürozeiten
Der Wasserschaden passiert Samstagabend. Die Mailbox nimmt ihn auf, niemand hört sie ab — bis Montag ist aus dem Tropfen ein Fall für die Versicherung geworden.
Anfragen kommen über fünf Kanäle — und niemand hat den Überblick
Telefon, E-Mail, Kontaktformular, Mieterportal, Brief: Jede Meldung landet woanders. Wer was wann gemeldet hat, steht in keinem System vollständig.
Eigentümer und Interessenten bekommen keine Antwort
„Verwalten Sie auch WEGs in Pankow?“, „Ist die Wohnung noch frei?“ — steht es nicht auf der ersten Seite, ist der Besucher weg. Und mit ihm das neue Mandat oder der Mieter.
Ein Assistent für Ihre Mieter —
und für Ihr Verwaltungsteam.
InsightHub kennt Ihre Objekte, Ihre Hausordnung, Zuständigkeiten und Fristen — und beantwortet Fragen so, wie es Ihr bester Sachbearbeiter tun würde. Was er nicht lösen kann, gibt er als Ticket weiter.
Fragen sofort beantwortet
Abrechnung, Hausordnung, Müllabfuhr, Zuständigkeiten, Öffnungszeiten — der Assistent antwortet aus Ihren Unterlagen. Auf der Website und am Telefon.
Schadensmeldung als Ticket
Der Assistent fragt Objekt, Wohnung und Art des Schadens ab, legt ein Ticket an und erklärt, was der Mieter bis zum Termin tun soll. Dringendes wird sofort eskaliert.
Rund um die Uhr erreichbar
Auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen. Keine Mailbox, keine Warteschleife — und der Notdienst wird nur genannt, wenn es wirklich dringend ist.
Neue Mandate qualifizieren
Eigentümer, die einen Verwalter suchen, bekommen sofort Antworten und die richtigen Rückfragen — Objektgrösse, Art der Verwaltung, Zeitpunkt. Ihr Team erhält einen qualifizierten Kontakt.
Besichtigungen buchen
Interessenten fragen nach freien Wohnungen, der Assistent nennt Eckdaten und bietet direkt einen Besichtigungstermin aus Ihrem Kalender an.
Ein Eingang für alles
Abrechnungsfragen, Schäden, Schlüssel, Kündigungen, Dokumentanfragen — ein Assistent ersetzt Formular, Hotline und FAQ-Seite.
Übergabe an die richtige Person
Jede Meldung geht mit Objekt, Wohnung, Kontakt und Gesprächszusammenfassung an Objektbetreuung, Buchhaltung oder Notdienst — per E-Mail, Ticket-System oder Webhook.
Alle Meldungen im Blick
Website, Telefon, WhatsApp und E-Mail landen in einer Übersicht. Wer was wann gemeldet hat und wo es steht — ohne Zettel, ohne Suchen.
Insights aus Anfragen
Welche Objekte erzeugen die meisten Meldungen, welche Fragen fehlen im Mieterportal, wo lohnt sich ein Rundschreiben? Daten statt Bauchgefühl.
DSGVO-konform & sicher
Hosting und KI-Verarbeitung in Europa. Mieterdaten bleiben geschützt, Einwilligungen werden dokumentiert — vollständig DSGVO-konform.
So wird aus einem Anruf ein Ticket.
Links meldet ein Mieter einen Schaden — am Telefon oder auf Ihrer Website, der Ablauf ist derselbe. Rechts fragt Ihr Team denselben Assistenten, was heute offen ist — wechseln Sie zwischen beiden Ansichten.
| Objekt | Anliegen | Kanal | Status |
|---|---|---|---|
| Scharnhorststr. 8c · 3. OG | Wasserschaden Bad | Website-Chat | Dringend · offen |
| Kastanienallee 12 | Heizung ausgefallen | Telefon | Dringend · offen |
| Invalidenstr. 40 | Nebenkostenabrechnung | Beantwortet | |
| Kastanienallee 12 | Ersatzschlüssel | Telefon | Zugewiesen |
An Objektbetreuung übergeben
Notdienst bei starkem Austritt
In drei Schritten live.
Kein technisches Wissen nötig — wir richten alles gemeinsam mit Ihnen ein, Objekt für Objekt.
Unterlagen verbinden
Hausordnungen, FAQ, Zuständigkeiten, Notdienstnummern, Objektdaten und freie Wohnungen — aus Website, Dokumenten oder Mieterportal. Auf Wunsch Anbindung an Ihre Verwaltungssoftware.
Wir übernehmen dasKI lernt Ihre Objekte
Typische Mieterfragen, Fristen und Abläufe werden aufbereitet. Gemeinsam legen wir fest, was der Assistent selbst beantwortet, was ein Ticket wird und was sofort eskaliert.
AutomatischWebsite & Telefon freischalten
Ein Script-Tag auf Ihrer Website — und auf Wunsch Ihre bestehende Rufnummer an den Telefon-Assistenten weitergeleitet.
1 Script-TagÜbergabe der Meldungen an
Was der Telefon-Assistent
für Ihre Verwaltung übernimmt.
Ihre Rufnummer bleibt. Ausserhalb der Bürozeiten, bei Nichtannahme oder dauerhaft — Sie entscheiden, wann der Assistent abhebt.
Anrufe rund um die Uhr
Ihre bestehende Rufnummer leiten Sie an den Assistenten weiter — außerhalb der Öffnungszeiten oder wenn niemand abhebt. Er beantwortet Fragen zu Abrechnung, Hausordnung, Terminen und freien Wohnungen aus Ihren Unterlagen.
Rückrufe werden zu Leads
Meldet ein Anrufer einen Schaden oder wünscht Rückruf, erfasst der Assistent Name und Anliegen als Lead — die Anrufernummer inklusive. Ihre Automatisierungen laufen wie gewohnt an.
Weiterleitung an Ihr Team
Verlangt jemand einen Menschen oder wird es komplex, übergibt der Assistent das Gespräch an Objektbetreuer, Buchhaltung oder Notdienst. Ist niemand erreichbar, bietet er einen Rückruf an.
Jedes Gespräch dokumentiert
Jeder Anruf erscheint als Sitzung mit Kanal „Telefon“ in InsightHub — mit erkannten Fragen, Antworten und Anrufernummer.
Spricht wie ein guter Mitarbeiter
Kurze gesprochene Sätze, höchstens zwei Optionen pro Antwort, Nummern und Fristen natürlich ausgesprochen. Mit eigenem Telefon-Prompt legen Sie Tonalität und Gesprächsführung fest.
Faktenbasiert, ohne Erfindungen
Fristen, Zuständigkeiten und Objektdaten nennt der Assistent ausschliesslich aus Ihren hinterlegten Unterlagen. Weiß er etwas nicht, sagt er das — und bietet einen Rückruf an.
Jede Funktion in unter zwei Minuten.
Kurze Clips statt langer Handbücher. Klicken Sie eine Funktion an — das Video spielt direkt hier. Die Videos sind auf Englisch.
Ihr Telefon-Assistent — mit Ihren Objekten, in wenigen Tagen startklar.
Kurzes Formular, Antwort innerhalb eines Werktags. Wir richten die Testumgebung mit Ihren Unterlagen ein — 14 Tage testen, keine Kreditkarte, keine Verpflichtung.
- 1Formular absenden — Website und Art der Verwaltung genügen.
- 2Wir melden uns innerhalb eines Werktags und klären Unterlagen, Zuständigkeiten und Eskalationsregeln.
- 3Weiterleitung aktivieren — der Assistent geht ans Telefon. Website-Widget auf Wunsch dazu.
🔒 DSGVO-konform — Hosting und KI-Verarbeitung in Europa. Mieterdaten verlassen die EU nicht.
Derselbe Assistent, auch im Chat und im Mieterportal.
Wenn Sie möchten, beantwortet Ihr Assistent dieselben Fragen auch als Chat auf Ihrer Website — mit denselben Unterlagen, ohne doppelte Pflege.