Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gemäss Art. 13 und 14 DSGVO und dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG) darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch dieser Website und bei Anfragen verarbeiten, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher

Ing. Simon Gorski, MA
SG5 Digital Solutions
Währinger Strasse 80-82/1, 1180 Wien, Österreich

E-Mail

[email protected] (öffnet E-Mail-Programm)

Telefon

+43 677 62 999 140

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da keine gesetzliche Verpflichtung dazu besteht. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Grundsätze & Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb der Website, die Beantwortung Ihrer Anfragen und die Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind je nach Fall:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Ihre Einwilligung, etwa beim Abspielen eines YouTube-Videos.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung und vorvertragliche Massnahmen, etwa bei Anfragen und Testzugängen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionierenden Webauftritt und an der Beantwortung von Anfragen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa nach Bundesabgabenordnung (BAO) und UGB.

3. Hosting, Cloudflare & Server-Logfiles

Diese Website wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gehostet. Hetzner ist durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäss Art. 28 DSGVO gebunden. Beim Aufruf der Website erfasst der Webserver automatisch folgende Daten in Logdateien:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite oder Datei, übertragene Datenmenge und HTTP-Statuscode
• Browsertyp, Betriebssystem und Referrer-URL

Zweck ist die Sicherstellung des Betriebs, die Abwehr von Angriffen und die Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logdateien werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht, sofern kein sicherheitsrelevanter Vorfall eine längere Aufbewahrung erfordert.

Cloudflare (Content Delivery Network, DNS & Sicherheit)

Wir nutzen den Dienst Cloudflare der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA (in der EU: Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 München). Cloudflare ist als Reverse-Proxy zwischen Ihrem Browser und unserem Server geschaltet: Alle Anfragen an diese Website laufen über das Netzwerk von Cloudflare, das die Verbindung verschlüsselt, Inhalte zwischenspeichert, Angriffe (z. B. DDoS) abwehrt und die Sicherheits-Header setzt. Dabei verarbeitet Cloudflare technisch notwendig Ihre IP-Adresse sowie die unter den Server-Logfiles genannten Verbindungsdaten. Cloudflare setzt im Regelbetrieb keine Cookies; nur bei einer Sicherheitsprüfung kann vorübergehend ein technisch notwendiges Cookie gesetzt werden. Ausserdem verschleiert Cloudflare die auf dieser Website angezeigten E-Mail-Adressen gegen automatisiertes Auslesen (E-Mail-Obfuskation über ein Skript von Cloudflare selbst).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, schnellen und zuverlässigen Betrieb). Cloudflare verarbeitet die Daten für Besucher aus Europa nach eigenen Angaben in Rechenzentren in der EU; eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen. Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln (siehe Punkt 12). Weitere Informationen: cloudflare.com/privacypolicy.

4. Kontakt- und Anfrageformulare

Auf dieser Website gibt es mehrere Formulare. Wir verarbeiten jeweils nur die Daten, die Sie dort angeben:

Kontaktformular

Name, E-Mail-Adresse, Branche (optional), Nachricht

InsightHub-Testumgebung

Name, Firma (optional), E-Mail-Adresse, Shop- bzw. Website-URL, Shop-Plattform bzw. Art des Betriebs, Warenwirtschafts- oder Buchungssystem (optional)

WP PMS Demo-Anfrage

Name, Betrieb (optional), E-Mail-Adresse, Website (optional), Anzahl Zimmer (optional), Nachricht (optional)

Testanruf KI-Telefon-Assistent („Wir rufen Sie an“)

Telefonnummer, Einwilligung, Zeitpunkt, aufgerufene Seite; während des Gesprächs die Angaben, die Sie dem Assistenten machen (z. B. Name, Firma, Anliegen)

Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die Einrichtung eines Testzugangs sowie etwaige Anschlussfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Massnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung). Die Übertragung erfolgt TLS-verschlüsselt.

Die Daten werden gelöscht, sobald Ihre Anfrage abschliessend bearbeitet ist und kein Vertrag zustande kommt — spätestens nach zwölf Monaten. Kommt ein Vertrag zustande, bewahren wir die Daten im Rahmen der gesetzlichen Fristen auf (in der Regel sieben Jahre gemäss § 132 BAO). Eine Weitergabe an Dritte zu eigenen Zwecken erfolgt nicht. Für die Zustellung der Formularnachrichten an unser Postfach nutzen wir den E-Mail-Versanddienst Postmark der ActiveCampaign, LLC, 1 N Dearborn St, 5th Floor, Chicago, IL 60602, USA (Auftragsverarbeiter, zertifiziert unter dem EU-US Data Privacy Framework, ergänzend Standardvertragsklauseln). Postmark speichert die übermittelten Nachrichteninhalte bis zu 45 Tage zu Zustell- und Nachweiszwecken. Empfangen und gespeichert werden die Nachrichten anschliessend in unserem E-Mail-Postfach bei einem Hosting-Anbieter mit Sitz in Deutschland.

Testanruf mit dem KI-Telefon-Assistenten. Auf den Seiten zum KI-Telefon-Assistenten können Sie Ihre Telefonnummer hinterlassen; unser Assistent ruft Sie dann einmalig an, damit Sie ihn ausprobieren. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie mit dem Absenden erteilen und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können (E-Mail genügt). Der Anruf erfolgt über unsere eigene InsightHub-Plattform: die Telefonverbindung stellt Twilio Ireland Ltd., 3 Dublin Landings, Dublin 1, Irland her; die Spracherkennung übernimmt Deepgram, Inc., San Francisco, USA (Verarbeitung in der EU-Region ohne Speicherung beim Anbieter; Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Sprachausgabe Microsoft Azure AI Speech der Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin (EU-Region). Das Gespräch wird nicht als Audio aufgezeichnet; gespeichert werden Ihre Telefonnummer, Zeitpunkt und Dauer sowie ein Textprotokoll des Gesprächs, das Sie zu Beginn des Anrufs ablehnen können. Ihre Nummer und die im Gespräch genannten Angaben legen wir als Anfrage (Lead) ab, um uns bei Ihnen zu melden. Der Testanruf ist auf Rufnummern in Österreich, Deutschland und der Schweiz sowie auf wenige Anrufe pro Nummer und Tag begrenzt. Die Daten löschen wir wie andere Anfragen ohne Vertrag, spätestens nach zwölf Monaten.

5. Accessibility Scanner und Newsletter

Mit unserem kostenlosen Accessibility Scanner (www.sg5.biz/tools/accessibility-scanner/) können Sie eine Website auf Barrierefreiheit prüfen lassen. Den Report senden wir Ihnen per E-Mail zu. Dabei verarbeiten wir:

Ihre Angaben

E-Mail-Adresse, Adresse der geprüften Website, gewählte Optionen (z. B. mobile Ansicht), Sprache

Einwilligungsnachweis

Zeitpunkt, IP-Adresse und Version des Einwilligungstexts

Zugangsdaten (optional)

Benutzername, Passwort und Login-Adresse einer Website im Wartungsmodus bzw. HTTP-Zugangsdaten — nur, wenn Sie diese eingeben

Zweck ist die Durchführung der Prüfung, die Zusendung des Reports sowie — wie beim Absenden bestätigt — die Zusendung gelegentlicher E-Mails mit Tipps zu Barrierefreiheit und Informationen zu Produkten und Leistungen von SG5 Digital Solutions (Newsletter). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per E-Mail an [email protected]. Die Rechtmässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Die Prüfung läuft auf unserem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Der Scanner ruft dabei die öffentlich erreichbaren Seiten der angegebenen Website so auf, wie es ein Besucher tun würde. Der Report ist 30 Tage über einen zufällig erzeugten, nicht erratbaren Link abrufbar; wer diesen Link kennt, kann den Report einsehen. Optionale Zugangsdaten werden bis zum Start der Prüfung verschlüsselt zwischengespeichert, ausschliesslich für diese eine Prüfung verwendet und danach gelöscht. Sie erscheinen weder im Report noch in Protokollen.

Ihre E-Mail-Adresse, die geprüfte Website und der Einwilligungsnachweis werden in unserem eigenen Kundenverwaltungssystem InsightHub gespeichert, das wir ebenfalls auf unseren Servern bei Hetzner in Deutschland betreiben. Den Report versenden wir über Postmark (siehe Punkt 4). Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Anzahl der Prüfungen je IP-Adresse und Tag; dafür wird kurzzeitig ein Hashwert der IP-Adresse mit Zeitstempeln gespeichert.

6. Kontakt per E-Mail, Telefon und WhatsApp

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Für die Kontaktaufnahme über WhatsApp gilt zusätzlich: WhatsApp ist ein Dienst der WhatsApp Ireland Limited (Meta Platforms), 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland. Beim Austausch von Nachrichten erhält WhatsApp Metadaten wie Ihre Telefonnummer und den Zeitpunkt der Kommunikation; Nachrichteninhalte sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Eine Übermittlung in die USA ist möglich; Meta ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Nutzen Sie WhatsApp nur, wenn Sie damit einverstanden sind — alternativ erreichen Sie uns jederzeit per E-Mail oder Telefon. Informationen: whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

7. Cookies & lokale Speicherung

Diese Website setzt keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies ein und verwendet keine Webanalyse-Dienste. Es werden nur technisch notwendige Speichervorgänge im Browser genutzt (etwa zur Wiedergabe eingebetteter Videos nach Ihrer Zustimmung), für die keine Einwilligung erforderlich ist (§ 165 Abs. 3 TKG 2021). Sollten wir künftig Analyse- oder Marketing-Cookies einsetzen, erfolgt dies erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über ein Consent-Banner.

Für den Accessibility Scanner (siehe Punkt 5) gilt ergänzend: Setzen Sie das Häkchen „Meine Scans in diesem Browser merken“, speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers eine zufällige Kennung (sg5_a11y_vid), damit spätere Prüfungen derselben Website mit Ihren früheren verglichen werden können. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (§ 165 Abs. 3 TKG 2021, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne Häkchen wird keine Kennung gespeichert; eine bestehende wird beim nächsten Absenden ohne Häkchen gelöscht. Während einer laufenden Prüfung speichern wir technisch notwendig deren Kennung in der Browser-Sitzung (sg5_a11y_active), die beim Schliessen des Tabs verschwindet. Für Mitarbeitende von SG5 schaltet ein technisch notwendiges Cookie bzw. ein Eintrag im lokalen Speicher (sg5_a11y_key) den internen Zugang zum Scanner frei.

Ebenfalls im lokalen Speicher: Ihre Entscheidung zu YouTube-Videos (sg5_yt, siehe Punkt 9) und — nur wenn Sie eine persönliche Demo-Seite über einen Demo-Link mit Code aufrufen — dieser Demo-Code (ih_c), damit die Demo auch auf weiteren Seiten erscheint; ein abgelaufener Code wird automatisch gelöscht. Beide Einträge enthalten keine personenbezogenen Daten und werden nicht an uns übertragen.

8. Schriftarten

Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten (Montserrat, Roboto) werden lokal von unserem eigenen Server ausgeliefert. Beim Laden der Schriften wird keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Dritten aufgebaut und es werden keine Daten an Dritte übermittelt.

9. YouTube-Videos

Auf den Produktseiten sind Videos von YouTube eingebettet. Wir verwenden den erweiterten Datenschutzmodus (youtube-nocookie.com) und laden Videos erst, wenn Sie auf „Video abspielen“ klicken. Bis dahin wird keine Verbindung zu YouTube aufgebaut. Mit dem Klick willigen Sie ein, dass eine Verbindung zu Servern der Google Ireland Limited hergestellt wird (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Dabei werden Ihre IP-Adresse und Angaben zum Browser übermittelt; YouTube kann Cookies setzen und, sofern Sie bei Google angemeldet sind, die Wiedergabe Ihrem Konto zuordnen. Eine Übermittlung in die USA ist möglich (EU-US Data Privacy Framework). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie keine weiteren Videos abspielen. Nach dem ersten Abspielen merkt sich Ihr Browser das in einem Eintrag im lokalen Speicher („sg5_yt“, ohne Personenbezug, wird nicht an uns übertragen); die Hinweise auf den Vorschaubildern entfallen dann. Jedes Video wird trotzdem erst geladen, wenn Sie es anklicken. Den Eintrag löschen Sie über die gespeicherten Website-Daten Ihres Browsers oder mit der Schaltfläche unten. Informationen: policies.google.com/privacy.

YouTube-Einwilligung widerrufen

10. Externe Links

Diese Website verlinkt auf externe Angebote, etwa der Wirtschaftskammer Österreich, des Rechtsinformationssystems des Bundes, der Europäischen Kommission sowie auf unsere Demo- und Hilfeseiten. Beim Aufruf dieser Links gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters. Wir übermitteln beim blossen Besuch unserer Website keine Daten an diese Anbieter.

11. Empfänger & Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten nur an folgende Kategorien von Empfängern weiter, jeweils gebunden durch Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben:

• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland — Hosting (Rechenzentren in der EU)
• Cloudflare, Inc., San Francisco, USA — Content Delivery Network, DNS und Sicherheit (siehe Punkt 3)
• ActiveCampaign, LLC (Postmark), Chicago, USA — Zustellung der Formularnachrichten und der Scanner-Reports (siehe Punkte 4 und 5)
• E-Mail-Hosting-Anbieter (Sitz in Deutschland) — unser Postfach
• Google Ireland Limited — nur beim Abspielen von YouTube-Videos
• WhatsApp Ireland Limited — nur, wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren
• Twilio Ireland Ltd., Dublin, Irland — Telefonverbindung beim Testanruf mit dem KI-Telefon-Assistenten (siehe Punkt 4)
• Deepgram, Inc., San Francisco, USA — Spracherkennung beim Testanruf, EU-Region (siehe Punkt 4)
• Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin, Irland — Sprachausgabe (Azure AI Speech) beim Testanruf, EU-Region (siehe Punkt 4)
• Steuerberatung, Behörden und Gerichte, soweit gesetzlich erforderlich

Ein Verkauf von Daten oder eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

12. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder ausserhalb der EU bzw. des EWR erfolgt nur in den unter Punkt 3, 4, 5 und 8 beschriebenen Fällen an Cloudflare, ActiveCampaign (Postmark), Meta und Google — alle vier unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) — sowie beim Testanruf mit dem KI-Telefon-Assistenten an Deepgram, Inc. (US-Unternehmen, Verarbeitung in der EU-Region) auf Grundlage der Standardvertragsklauseln; Twilio und Microsoft verarbeiten Telefonie bzw. Sprachausgabe in der EU-Region, eine Übermittlung in die USA ist auf Grundlage der Standardvertragsklauseln möglich.

13. Speicherdauer

Server-Logfiles

30 Tage

Accessibility Scanner: Reports und Prüfaufträge

30 Tage

Accessibility Scanner: E-Mail-Adresse und Einwilligungsnachweis

bis zum Widerruf der Einwilligung; der Nachweis der Einwilligung danach bis zu drei Jahre

Anfragen ohne Vertrag

bis zur abschliessenden Bearbeitung, spätestens zwölf Monate

Testanruf KI-Telefon-Assistent: Telefonnummer, Lead und Textprotokoll

wie Anfragen ohne Vertrag, spätestens zwölf Monate; bei Widerruf der Einwilligung unverzüglich

Vertrags- und Rechnungsdaten

sieben Jahre gemäss § 132 BAO und § 212 UGB

E-Mail-Korrespondenz

solange für die Geschäftsbeziehung erforderlich, danach im Rahmen der gesetzlichen Fristen

14. Datensicherheit

Diese Website wird über TLS verschlüsselt ausgeliefert (https). Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen, und passen diese laufend an den Stand der Technik an.

15. Ihre Rechte

Ihnen stehen gegenüber uns folgende Rechte zu:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Wenden Sie sich dazu an [email protected] (öffnet E-Mail-Programm). Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzrecht verstösst, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, [email protected] (öffnet E-Mail-Programm), www.dsb.gv.at.

16. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall und kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ein. Die auf dieser Website beschriebenen KI-Produkte (InsightHub) verarbeiten Daten ausschliesslich im Auftrag unserer Kunden; für Ihren Besuch dieser Website kommen sie nicht zum Einsatz.

17. Kunden von InsightHub und WP PMS

Für Kundinnen und Kunden unserer Produkte gelten ergänzend die jeweiligen Vertragsbedingungen und ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäss Art. 28 DSGVO. Den Auftragsverarbeitungsvertrag für InsightHub finden Sie unter www.sg5.biz/products/insighthub/legal/dpa/. Für die Nutzung von WP PMS auf der Website unserer Kunden ist der jeweilige Betreiber datenschutzrechtlich verantwortlich. Für die Plattform InsightHub gelten ergänzend die Datenschutzerklärung von InsightHub, die Nutzungsbedingungen und der Auftragsverarbeitungsvertrag.

18. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unser Angebot ändert. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Seite.

Stand: Oktober 2026

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