InsightHubFür Hausverwaltungen

Der Assistent, der Mieterfragen beantwortet — und jede Meldung an Ihr Team übergibt.

InsightHub kennt Ihre Hausordnung, Zuständigkeiten und Fristen. Er beantwortet Fragen von Mietern, Eigentümern und Interessenten auf der Website, legt Schadensmeldungen als Ticket an und bucht Besichtigungen direkt in Ihren Kalender — und Ihr Team sieht jede Meldung, ob per E-Mail, WhatsApp oder Telefon, an einem Ort.

14 Tage kostenlos testen Beispiel ansehen
24/7Antworten, auch nachts und am Wochenende
TicketJede Meldung erfasst und zugewiesen
EUHosting, DSGVO-konform
Gemacht für
MietverwaltungWEG-VerwaltungWohnungsgenossenschaftenImmobilienmaklerProjektentwicklerBauträgerFacility ManagementGewerbeimmobilien MietverwaltungWEG-VerwaltungWohnungsgenossenschaftenImmobilienmaklerProjektentwicklerBauträgerFacility ManagementGewerbeimmobilien
Kennen Sie das?

Vier Gründe, warum Ihr Team den halben Tag am Telefon hängt.

Nicht die Verwaltung ist das Problem — sondern die vielen Routinefragen, die jeden Tag den Weg zu Ihnen suchen.

Immer dieselben Fragen — per Telefon, E-Mail und Brief

„Wann kommt die Nebenkostenabrechnung?“, „Wer ist für die Heizung zuständig?“, „Wo bekomme ich einen Ersatzschlüssel?“ — Ihr Team beantwortet sie manuell, hundertfach im Monat.

Schadensmeldungen kommen ausserhalb der Bürozeiten

Der Wasserschaden passiert Samstagabend. Die Mailbox nimmt ihn auf, niemand hört sie ab — bis Montag ist aus dem Tropfen ein Fall für die Versicherung geworden.

Anfragen kommen über fünf Kanäle — und niemand hat den Überblick

Telefon, E-Mail, Kontaktformular, Mieterportal, Brief: Jede Meldung landet woanders. Wer was wann gemeldet hat, steht in keinem System vollständig.

Eigentümer und Interessenten bekommen keine Antwort

„Verwalten Sie auch WEGs in Pankow?“, „Ist die Wohnung noch frei?“ — steht es nicht auf der ersten Seite, ist der Besucher weg. Und mit ihm das neue Mandat oder der Mieter.

Für Hausverwaltungen

Ein Assistent für Ihre Mieter —
und für Ihr Verwaltungsteam.

Ein Widget, eine Buchungsseite, ein Postfach: Mieter, Eigentümer und Interessenten bekommen sofort Antwort, Ihr Team jede Meldung vollständig an einem Ort — mit Ticketnummer, Zuständigkeit und Verlauf.

Für Mieter, Eigentümer & Interessenten

Fragen sofort beantwortet

Abrechnung, Hausordnung, Müllabfuhr, Zuständigkeiten, Öffnungszeiten — der Assistent antwortet aus den Seiten Ihrer Website und Ihren Dokumenten wie Hausordnung oder FAQ.

Schadensmeldung als Ticket

Der Assistent fragt Objekt, Wohnung und Art des Schadens ab, legt ein Ticket an und erklärt, was der Mieter bis zum Termin tun soll. Ihr Team sieht die Meldung sofort im Helpdesk.

Rund um die Uhr erreichbar

Auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen. Keine Mailbox, keine Warteschleife — und der Notdienst wird nur genannt, wenn es wirklich dringend ist.

Neue Mandate qualifizieren

Eigentümer, die einen Verwalter suchen, bekommen sofort Antworten und die richtigen Rückfragen — Objektgrösse, Art der Verwaltung, Zeitpunkt. Die Anfrage landet als Lead mit Ihren eigenen Feldern bei Ihrem Team.

Besichtigungen direkt gebucht

Interessenten fragen nach freien Wohnungen, der Assistent nennt Eckdaten und bietet freie Zeiten aus Ihrem Kalender an — Google, Microsoft 365 / Outlook oder Apple iCloud — im Chat, am Telefon oder über Ihre Buchungsseite. Erinnerungen vor dem Termin gehen per E-Mail, SMS oder WhatsApp raus.

Ein Eingang für alles

Abrechnungsfragen, Schäden, Schlüssel, Kündigungen, Dokumentanfragen — ein Assistent bündelt Formular, Hotline und FAQ-Seite.

Für Ihr Verwaltungsteam

Übergabe an die richtige Person

Jede Meldung geht mit Objekt, Wohnung, Kontakt und Gesprächsverlauf an Objektbetreuung, Buchhaltung oder Notdienst — als Ticket im Helpdesk, per E-Mail oder per Webhook an Ihre Systeme.

E-Mail, WhatsApp, Website und Telefon in einem Postfach

Im Helpdesk laufen alle Kanäle zusammen: zuweisen, antworten, schliessen — mit Nummer, Status und SLA-Uhr. Mehrere Postfächer wie Verwaltung und Buchhaltung laufen nebeneinander, jedes mit eigenen Regeln.

Antworten mit KI-Vorschlag

Ein Klick entwirft die Antwort auf die letzte Mieter-Mail — aus dem Verlauf, Ihren FAQs und Dokumenten, in der Sprache des Mieters. Gesendet wird erst, wenn Ihr Team es will.

Abläufe, die von selbst passieren

Automatisierungen per Drag & Drop: Eingangsbestätigung bei neuer Meldung, Hinweis an das Team, wenn eine Antwort überfällig ist, Zusammenfassung nach jedem Anruf — per E-Mail, WhatsApp oder SMS.

Insights aus Anfragen

Welche Themen am häufigsten gefragt werden und welche Fragen offen bleiben — so sehen Sie, wo eine FAQ oder ein Rundschreiben fehlt. Daten statt Bauchgefühl.

DSGVO-konform & sicher

Hosting und KI-Verarbeitung in Europa. Die Daten Ihrer Mieter und Eigentümer bleiben geschützt — vollständig DSGVO-konform.

Für meine Verwaltung testen Demo ansehen
InsightHub in Aktion

Mieter und Verwaltung, ein Assistent.

Links meldet ein Mieter auf Ihrer Website einen Schaden und InsightHub legt das Ticket an. Rechts fragt Ihr Team denselben Assistenten, was heute offen ist — wechseln Sie zwischen beiden Ansichten.

InsightHub
Bei mir im Bad tropft Wasser von der Decke. Was soll ich tun?
SchadensmeldungDas klingt nach einem Wasserschaden. In welchem Objekt und welcher Wohnung sind Sie? Ich lege sofort eine Meldung an und informiere Ihren Objektbetreuer.
Ticket #4821 · WasserschadenScharnhorststr. 8c · 3. OG · Bad
An Objektbetreuung übergeben
Bis zum TerminWasser auffangen, Nachbar oben informieren
Notdienst bei starkem Austritt
Ticket angelegtDringend · Wasserschaden · Haus 8c · Kanal: Website-Chat
So funktioniert's

In drei Schritten live.

Kein Plugin, kein technisches Wissen nötig — auf Wunsch richten wir alles gemeinsam mit Ihnen ein.

Website und Unterlagen verbinden

Der Assistent liest die Seiten Ihrer Website ein — WordPress, Webflow, Wix, TYPO3 oder eine statische Seite. Hausordnungen, FAQ, Zuständigkeiten und Notdienstnummern laden Sie als Dokumente dazu.

Wir übernehmen das

Tickets, Termine und Übergabe festlegen

Gemeinsam legen wir fest, was der Assistent selbst beantwortet, was ein Ticket wird und was sofort an Ihr Team geht. Postfächer und Kalender werden einmal verbunden.

Gemeinsam eingerichtet

Widget, Buchungsseite, Telefon

Ein Script-Tag auf Ihrer Website, ein Link zur Buchungsseite — und auf Wunsch Ihre Rufnummer an den Telefon-Assistenten weitergeleitet, wenn niemand abheben kann.

1 Script-Tag

Funktioniert mit Ihrer Website und Ihrem Kalender

WordPressWebflowWixTYPO3Statische WebsiteGoogle KalenderMicrosoft 365 / OutlookApple iCloud+ Verwaltungssoftware auf Anfrage
Jetzt neu

InsightHub Voice —
derselbe Assistent, jetzt auch am Telefon.

Ein Mieter ruft an, niemand kann abheben: Der Assistent beantwortet die Frage, nimmt die Meldung auf und schickt Ihrem Team die Zusammenfassung. Dringendes verbindet er mit Ihrem Team. Verfügbar als Add-on.

Anrufe rund um die Uhr

Ihre bestehende Rufnummer leiten Sie an den Assistenten weiter — ausserhalb der Bürozeiten oder wenn niemand abhebt. Er beantwortet Fragen zu Abrechnung, Hausordnung, Terminen und freien Wohnungen aus Ihren Unterlagen.

Rückrufe werden zu Leads

Meldet ein Anrufer einen Schaden oder wünscht Rückruf, erfasst der Assistent Name und Anliegen als Lead — die Anrufernummer inklusive. Ihre Automatisierungen laufen wie gewohnt an.

Dringendes an Ihr Team

Verlangt jemand einen Menschen oder wird es komplex, übergibt der Assistent das Gespräch an Objektbetreuung, Buchhaltung oder Notdienst. Ist niemand erreichbar, bietet er einen Rückruf an.

Jedes Gespräch dokumentiert

Jeder Anruf erscheint als Sitzung mit Kanal „Telefon“ in InsightHub — mit erkannten Fragen, Antworten und Anrufernummer.

Spricht wie ein guter Mitarbeiter

Kurze gesprochene Sätze, höchstens zwei Optionen pro Antwort, Nummern und Fristen natürlich ausgesprochen. Mit eigenem Telefon-Prompt legen Sie Tonalität und Gesprächsführung fest.

Faktenbasiert, ohne Erfindungen

Fristen, Zuständigkeiten und Objektdaten nennt der Assistent ausschliesslich aus Ihren hinterlegten Unterlagen. Weiss er etwas nicht, sagt er das — und bietet einen Rückruf an.

Telefon-Assistent anfragen Mehr zum Telefon-Assistenten für Hausverwaltungen Mehr zu InsightHub Voice
Features im Video

Jede Funktion in unter zwei Minuten.

Kurze Clips statt langer Handbücher. Klicken Sie eine Funktion an — das Video spielt direkt hier. Deutsche Tonspur, wo YouTube sie bereitstellt — sonst Englisch, im Player umschaltbar.

Alle Videos ansehen Oder gleich testen
Jetzt kostenlos testen

Ihr Mieter-Assistent — in wenigen Minuten startklar.

Kein Plugin, kein technisches Wissen nötig — Ihre Website reicht. 14 Tage testen, keine Kreditkarte, keine Verpflichtung.

  • 1Formular absenden — Website und Art der Verwaltung genügen.
  • 2Sie erhalten Ihre Zugangsdaten per E-Mail — und legen los.
  • 3Sie verbinden Website und Kalender und laden Hausordnung, FAQ und Zuständigkeiten als Dokumente dazu.

🔒 DSGVO-konform — Hosting und KI-Verarbeitung in Europa.

Testumgebung anfordern

Mit dem Absenden stimmen Sie unserer Datenschutzerklärung zu.
Ihre Zugangsdaten erhalten Sie in wenigen Minuten per E-Mail.

Vor allem am Telefon?

Der KI-Telefon-Assistent für Hausverwaltungen — auch ohne Website-Chat.

Wenn bei Ihnen die meisten Mieteranliegen per Telefon kommen: Der Assistent nimmt Anrufe an, wenn niemand abheben kann, beantwortet Fragen aus Ihren Unterlagen, nimmt Schadensmeldungen auf und verbindet Dringendes mit Ihrem Team.

Zum Telefon-Assistenten für Hausverwaltungen InsightHub im Überblick